Esta es una pregunta que posiblemente para muchos la respuesta puede o debe ser lógica, el departamento de ventas o el departamento comercial, encabezada por su líder el gerente comercial, lo que le quita la responsabilidad a otros departamentos como por ejemplo el de logística, o bien el financiero. Pero, ¿será eso del todo cierto?, bueno, los mismos vendedores le hacer "ver" a las demás áreas, que "gracias al departamento de ventas, los demás comen".
Es interesante como el ejercicio de las ventas ha evolucionado, y como el rol de la empresa en función de los objetivos comerciales se ha ajustado, a tal punto que, ahora todos son responsables de la venta, si todos, tanto Finanzas, como Logística, Administrativo, Recursos Humanos, TI, producción, Mercadeo, Gerencia General y por supuesto Ventas. No son ya esos departamentos de "servicio" como se les solía llamar, definitivamente tienen una parte activa y muy importante en todo el proceso de la venta.
Pero ¿Cómo se integran todos estos departamentos a la hora de la venta?
Desde hace unos años, se ha venido implementando un proceso el cual busca hacer que todas las áreas de la empresa estén claras de cuales son los objetivos de la empresa, pero más allá de solo estar enterados, ahora deben construir la meta del año.
Ahora todas las áreas deben hacer su propuesta del objetivo y reunirse para llagar a una conciliación en función de lo que los dueños de la empresa buscan para el negocio.
Es decir, ahora, no solo el gerente comercial debe hacer una plan de ventas, las demás áreas deben hacer una propuesta y discutirlo para llegar a un punto en común, que sea, real, aproximado al crecimiento que se espera del año y por sobre todo, construirlo en función de que todas las áreas aporten al logro del objetivo.
De este plan se desprenden los flujos de caja, las proyecciones de compras, las proyecciones de contratación o recorte del recurso humano, la forma y/o vía de los canales de distribución y capacidad de reparto, así como decidir que infraestructura física requiere la empresa.
El proceso lleva por nombre S&OP por sus siglas en inglés (Sales and Operación Plan).
Si cuando usted se sienta a revisar la dinámica del ejercicio de este proceso, le parece únicamente una proyección de ventas, es porque sencillamente aun no ha entendido el proceso en sí, o bien, no lo están trabajando de manera correcta en su empresa.
Hablar de que el S&OP, es un proceso de pronósticos o proyecciones de ventas, es el equivalente a comprar un auto de carreras para tenerlo guardado en la cochera, definitivamente esta subutilizado.
Es una herramienta con bases científicas para el calculo y la forma de elaborarlo, y debe ser nutrido por todas las áreas de la empresa, naturalmente, al ser una herramienta de tal nivel, es hiperactivo que el proceso tenga la presencia del Gerente General o la persona de mayor rango dentro de la organización ya que requiere que se le de el peso y el seguimiento necesario para hacer que todos los engranajes se acoplen de manera perfecta.
Se puede encontrar con más detalle de las metodologías de como iniciar su elaboración en el libro:
Planificación y Control de la Producción, de Stephen N. Chapman, ISBN: 970-26-0771-X.
Más que desear hacer alguna publicidad, la idea es que el lector pueda tener una base para iniciar sus investigaciones sobre el tema, e ir buscando de manera autodidacta mas información.
Definitivamente, las empresas que logren migrar al proceso de S&OP, serán empresas que logren sobresalir en su gestión en el mercado.
Dentro de los beneficios que he tenido la oportunidad de experimentar en el proceso les comento:
1- Mejor planificación de abastos
2- Mejor proyección del flujo de caja
3- Eficiencias en el control de inventario
4-Mejor proyecciones de ventas y temporalidades
5- recortes de costos innecesarios para el funcionamiento de la empresa
6- Uso más eficiente del recurso humano
7-Entre otros.
El proceso, es algo continuo, se debe hacer de manera mensual, con visibilidad a un año de trabajo, se puede y debe ajustar a años calendarios así como años móviles.
Como beneficio colateral, se acaban los "pleitos" entre logística y comercial, así como ventas y mercadeo, por supuesto los temas con finanzas por cobranza así como pago de impuestos para nacionalizar mercadería, en resumen, la comunicación mejora entre las áreas y los colaboradores generan una sinergia positiva para dar paso a un circulo virtuoso.
Otro tema que he podido observar en el proceso, es que a la Gerencia General le permite tener una mejor visión de cual de sus gerentes esta manejando el proceso de su área de manera proactiva o quien presenta deficiencias, mismas que pueden ser subsanadas en el proceso o bien, ya determinen algún cambio; sin embargo, cualquiera que sea la ruta a seguir, esto le brinda una visibilidad de 360 grados a las gerencias así como a la Gerencia General.
De mi parte, ahora que he vivido el proceso, puedo decir que doy fe de los resultados y eficiencias que brinda.
